Struktury zakupowe w organizacjach – jak obsługiwać dużych klientów B2B?

Jeśli Twoja firma obsługuje dużych klientów, takich jak sieci handlowe czy międzynarodowe korporacje, dobrze wiesz, jak skomplikowane potrafią być ich procesy zakupowe. Zarządzanie wielopoziomowymi strukturami, różnymi poziomami akceptacji zamówień czy kontrolą budżetów w miejscach powstawania kosztów (MPK) to codzienne wyzwanie.

Jak więc skutecznie obsługiwać takich klientów, mając na uwadze ich procesy? Może w tym bardzo pomóc sprawna platforma B2B. Tym i innym kwestiom przyjrzymy się w tym artykule.

W skrócie:

• Struktury zakupowe to sposób, w jaki firma zarządza procesami nabywania towarów i usług. Dzięki dobrze zaplanowanej strukturze organizacje zyskują stabilność, przejrzystość i lepszą efektywność operacyjną.
• Miejsce powstawania kosztów (MPK), określane także jako centrum kosztów, to system przypisujący wydatki do działów, projektów czy stanowisk pracy. Pomaga w precyzyjnej klasyfikacji kosztów. Jest kluczowe dla organizacji o złożonej strukturze, takich jak sieci handlowe, ponieważ pozwala analizować wydatki, planować budżety i monitorować efektywność oddziałów.
• W strukturze scentralizowanej wszystkie procesy zakupowe są zarządzane przez centralny dział, co zapewnia spójność i standaryzację w organizacjach takich jak sieci handlowe.
• W modelu zdecentralizowanym oddziały autonomicznie zarządzają swoimi zakupami, co pozwala szybciej reagować na lokalne potrzeby.
• Model hybrydowy łączy elementy centralizacji i decentralizacji. Zapewnia dlatego równowagę między kontrolą a elastycznością.
• Platforma SOHO B2B wspiera wielopoziomowe struktury zakupowe. Oferuje elastyczne rozwiązania dostosowane do potrzeb różnych organizacji. Umożliwia zarządzanie hierarchią użytkowników, kontrolowanie budżetów i przypisywanie uprawnień na różnych poziomach – od kierownika ogólnopolskiego po lokalne oddziały. Dzięki funkcjom akceptacji i edycji zamówień platforma pozwoli Twoim klientom dynamicznie reagować na zmieniające się potrzeby.
• Duże firmy kładą coraz większy nacisk na cyfryzację oraz kwestie ochrony środowiska. Są dlatego bardziej skłonne inwestować w rozwiązania, które pomogą w tych aspektach. Są to m.in. systemy określane jako e-procurement, które to właśnie pomagają zarządzać złożonymi strukturami zakupowymi.

Czym są struktury zakupowe w organizacjach?

Struktura zakupowa organizacji (określane też jako POS – procurement organization structure) to ramy, które definiują, jak firma zarządza procesami nabywania towarów i usług. Dzięki niej organizacje są w stanie efektywnie koordynować swoje działania, kontrolować wydatki i optymalizować procesy decyzyjne.

Dobrze zaplanowane struktury zakupowe zapewniają stabilność, przejrzystość i efektywność operacyjną.

Dlaczego struktury zakupowe są tak ważne?

Odpowiednio zdefiniowana struktura zakupowa:

• Zwiększa efektywność – dzięki jasnemu podziałowi ról i odpowiedzialności eliminuje się dublowanie działań oraz przyspiesza procesy zakupowe.
• Stabilizuje strategie kosztowe – pozwala na konsolidację zakupów, co prowadzi do lepszych negocjacji z dostawcami i oszczędności.
• Ułatwia zarządzanie ryzykiem – zapewnia zgodność z regulacjami i standardami branżowymi oraz minimalizuje ryzyko prawne.
• Promuje strategiczne podejście – umożliwia lepszą współpracę między działami i realizację celów biznesowych.
• Skaluje operacje – dzięki elastyczności i przejrzystej strukturze ułatwia dostosowywanie się do zmian rynkowych lub strategii wewnętrznych.

Czym jest MPK (miejsce powstawania kosztów)?

Miejsce powstawania kosztów (MPK) w organizacji (czasem określane jako centrum kosztów), to system w strukturze organizacyjnej, który pozwala przypisywać wydatki do konkretnych działów, projektów lub nawet stanowisk pracy.

MPK to koncepcja stosowana w księgowości i zarządzaniu finansami, która pomaga dokładnie rozpoznawać i klasyfikować koszty. MPK ma kluczowe znaczenie dla różnych typów organizacji, ponieważ pozwala dopasowywać strukturę finansową do ich specyficznych potrzeb.

Przykładowo w firmach o złożonej strukturze, takich jak sieci handlowe, struktury zakupowe w sieciach handlowych wymagają precyzyjnego przypisywania kosztów do działów, lokalizacji lub projektów. Dzięki MPK firmy mogą:

• analizować, które działy generują największe wydatki,
• identyfikować niepotrzebne lub nadmierne koszty,
• planować budżety dla różnych lokalizacji i zespołów.

Dla zobrazowania – w sieci handlowej MPK może przypisać koszty wynagrodzeń i logistyki do poszczególnych sklepów, co pozwala centralnemu zarządowi dokładnie monitorować efektywność każdego oddziału.

Z kolei w przypadku firm o rozproszonej strukturze pozwala monitorować koszty poszczególnych oddziałów, działów, a nawet zespołów. Taki podział umożliwia precyzyjne obliczanie rentowności każdego przedsięwzięcia i lepsze planowanie zasobów.

Zarządzanie MPK w dużych firmach bywa czasochłonne i skomplikowane, szczególnie gdy obejmuje wiele lokalizacji oraz projektów. Jeśli zatem obsługujesz dużych klientów biznesowych, warto jak najbardziej ułatwić im ten proces. Bliżej tym kwestiom przyjrzymy się w dalszej części artykułu.

3 typy struktur zakupowych

W praktyce firmy operują według 3 głównych struktur zakupowych.

1. Struktura scentralizowana

W modelu scentralizowanym wszystkie procesy zakupowe są zarządzane przez centralny dział, który podejmuje kluczowe decyzje dotyczące negocjacji z dostawcami, strategii zakupowych i kontroli budżetów. Taki model często stosuje się w systemach zakupowych dla dużych organizacji, gdzie ważna jest spójność i standaryzacja.

Zalety struktury scentralizowanej:

• Efektywność kosztowa – centralizacja pozwala na konsolidację zakupów, co przekłada się na lepsze warunki negocjacyjne i większe oszczędności.
• Standaryzacja procesów – ujednolicenie procedur zakupowych w całej organizacji zmniejsza ryzyko błędów.
• Lepsza kontrola budżetu – centralny zespół łatwiej monitoruje wydatki w różnych miejscach powstawania kosztów w organizacji.

Wady struktury scentralizowanej:

• Brak elastyczności – lokalne oddziały mogą mieć trudności w dostosowaniu się do specyficznych potrzeb rynkowych.
• Wolniejsze procesy decyzyjne – wielopoziomowe zatwierdzanie decyzji może wydłużać czas realizacji zamówień.

Przykładowo jeden z naszych klientów, czyli Biuroplus, to dostawca materiałów biurowych i spożywczych dla oddziałów i działów firmy. Często ostateczne zarządzanie zamówieniami poszczególnych oddziałów przechodzi właśnie przez głównego zakupowca w centrali firmy.

2. Struktura zdecentralizowana

W zdecentralizowanej strukturze zakupowej każdy dział lub oddział organizacji zarządza swoimi zakupami autonomicznie, co pozwala szybciej reagować na lokalne potrzeby. To rozwiązanie popularne w firmach działających w zróżnicowanych geograficznie regionach lub branżach.

Zalety struktury zdecentralizowanej:

• Szybkość i elastyczność – lokalne zespoły mogą podejmować decyzje bez potrzeby konsultacji z centralą, co przyspiesza realizację zamówień.
• Dostosowanie do lokalnych warunków – zespoły zakupowe mogą lepiej dostosowywać wybory dostawców do specyficznych potrzeb rynkowych.

Wady struktury zdecentralizowanej:

• Brak spójności – różne procedury w oddziałach mogą prowadzić do niespójności w strategii zakupowej.
• Straty oszczędności – brak centralizacji może uniemożliwić korzystanie z efektu skali podczas negocjacji z dostawcami.

3. Struktura hybrydowa

Model hybrydowy łączy elementy scentralizowanej i zdecentralizowanej struktury zakupowej. Oferuje równowagę między spójnością a elastycznością. W takim układzie centralny dział ustala politykę zakupową, kontroluje kluczowe kategorie wydatków i negocjuje globalne kontrakty, podczas gdy lokalne zespoły zarządzają zakupami w ramach mniejszych budżetów.

Zalety struktury hybrydowej:

• Balans między kontrolą a autonomią – pozwala centralizować najważniejsze aspekty zakupów, jednocześnie dając oddziałom swobodę w codziennych decyzjach.
• Elastyczność – lokalne oddziały mogą szybciej reagować na potrzeby rynkowe.
• Standaryzacja kluczowych procesów – centralny zespół zakupowy ustala ogólne zasady, które muszą być przestrzegane w całej organizacji.

Wady struktury hybrydowej:

• Złożoność organizacyjna – wymaga dobrze zdefiniowanych procedur i zaawansowanych systemów zakupowych w organizacjach, aby zapewnić spójność komunikacji.
• Wyższe koszty operacyjne – zarządzanie zarówno centralnym, jak i lokalnym zespołem może zwiększać koszty administracyjne.

Tego typu podejście można często spotkać i bardzo dużych firm jak Lewiatan czy Stokrotka. Kierownik każdego pojedynczego sklepu jest odpowiedzialny za zarządzanie swoimi zakupami, ale zdarzają się kategorie produktowe, których zakupy są koordynowane przez centralę.

Jak platforma SOHO B2B wspiera wielopoziomowe struktury zakupowe?

Platforma SOHO B2B to świetne rozwiązanie, jeśli obsługujesz organizacje z wielopoziomowymi strukturami zakupowymi. Przykładowo u jednego z naszych klientów (produkty BHP) zakupy realizuje sieć Lewiatan. Omówmy więc, jak to wygląda w praktyce.

Elastyczność i dostosowanie do potrzeb klienta

Platforma SOHO B2B jest bardzo elastyczna i może być dostosowana do specyficznych potrzeb klientów. W przypadku naszego klienta obsługującego Lewiatana:

• Kierownik ogólnopolski ma pełen wgląd w dane dotyczące zamówień na wszystkich poziomach.
• Kierownik regionalny może zarządzać zakupami i kontrolować budżety dla sklepów w swoim regionie.
• Kierownik sklepu może składać zamówienia, korzystając z jasno zdefiniowanych limitów i uprawnień.

Zarządzanie kontami użytkowników

Platforma pozwala tworzyć konta nadrzędne, które mają pełną kontrolę nad kontami podrzędnymi. Dzięki temu zarządzanie strukturą użytkowników w organizacjach jest bardzo intuicyjne i precyzyjne.

Główne funkcje:

• Tworzenie kont niższego rzędu – kierownik ogólnopolski może zakładać konta dla kierowników regionalnych, a ci dla kierowników poszczególnych sklepów.
• Zarządzanie adresami dostaw i faktur – istnieje możliwość dodawania nowych adresów lub przypisywania odpowiednich lokalizacji do kont podrzędnych.

Przypisywanie limitów zakupowych i ich odnawianie

Jednym z kluczowych wyzwań w zarządzaniu strukturami zakupowymi jest kontrola budżetów oraz tego, co mogą zamawiać poszczególni użytkownicy. Platforma SOHO B2B pozwala precyzyjnie dostosowywać te detale.

Główne funkcje:

• Przypisywanie uprawnień asortymentowych do kont niższego rzędu – administratorzy mogą ustalić, jakie kategorie, subkategorie lub nawet konkretne produkty może lub nie może zamawiać dane konto.
• Definiowanie limitów zakupowych – każdemu użytkownikowi da się przypisać maksymalną kwotę, którą może wydać w określonym czasie.
• Odnawialność limitów – limity mogą być ustawiane z automatycznym resetem w interwałach miesięcznych, kwartalnych lub rocznych, co ułatwia planowanie budżetów.

Zarządzanie akceptacją i edycją zamówień

Struktury zakupowe w sieciach handlowych potrafią być bardzo rozbudowane, a do tego w ciągu każdego dnia wiele się dzieje. Ważne jest więc, aby administratorzy mogli w razie czego dokonać szybkich zmian w zamówieniach.

Główne funkcje:

• Akceptacja zamówień na różnych poziomach – kierownik regionalny może akceptować zamówienia składane przez sklepy w swoim regionie, a kierownik ogólnopolski ma wgląd i kontrolę nad zamówieniami z całego kraju.
• Edycja zamówień – konta nadrzędne mogą wprowadzać zmiany w zamówieniach, takie jak edytowanie ilości produktów czy usuwanie pozycji.

Jak zachodzi integracja z systemami zakupowymi?

W praktyce SOHO B2B można zintegrować z systemami klienta na kilka sposobów:

• Obsługa narzędzi jak Coupa i SAP Ariba – SOHO B2B integruje się z popularnymi systemami zakupowymi, co umożliwia płynną wymianę danych i synchronizację procesów zakupowych.
• Interfejs OCI – pozwala na bezpośrednie połączenie platformy z systemem klienta. Umożliwia wybór produktów i przesyłanie ich do zamówienia bezpośrednio w systemie ERP.
• Eksport danych w formatach XML i CSV – dane o zamówieniach, produktach i fakturach mogą być eksportowane w uniwersalnych formatach, co ułatwia ich import do różnych systemów.
• API – rzadziej spotykane rozwiązanie, ale przy bardziej zaawansowanych integracjach istnieje możliwość korzystania z dedykowanego API.

Korzyści z dobrej obsługi wielopoziomowych struktur zakupowych

Warto włożyć wysiłek w to, aby ustalić, jak zarządzać strukturami zakupowymi w efektywny sposób. Korzyści takie odnoszą obie strony.

Gdy korzystasz z SOHO B2B, dostarczasz swoim klientom system, który automatyzuje ich procesy zakupowe w firmie. Twoi klienci mogą łatwo zarządzać budżetami, zamówieniami czy danymi pracowników.

Twoi klienci potrzebują wglądu w to, jak i gdzie wydawane są pieniądze. Dzięki SOHO możesz zapewnić im dedykowane raporty na poziomie kont, działów czy projektów.

Przykład? Jeden z kontrahentów naszego klienta używa tych raportów do analizy zużycia produktów na budowach i przez konkretne zespoły.

Oczywiście dokumenty takie powstają automatycznie, co także oszczędza Twoim klientom czas.

Ważne jest także budowanie relacji biznesowych i umacnianie stałej współpracy. Dzięki SOHO B2B jesteś w stanie dostosować platformę do ich potrzeb. Jak widać na załączonym zdjęciu, interfejs może wręcz przypominać firmowy system – od logo i kolorów, po cały układ.

Struktury zakupowe w organizacjach – podsumowanie

E-procurement zyskuje coraz to na większym znaczeniu. Jak podaje Global Digital Procurement Survey (5^th edition) od PwC:

• 70% cyfryzacji do 2027 roku – organizacje dążą do automatyzacji i integracji procesów na każdym poziomie struktury. Dzięki temu zarządzanie zarówno centralnymi, jak i lokalnymi zakupami staje się bardziej efektywne oraz transparentne.
• 6% wzrostu inwestycji w cyfryzację w sektorze MŚP – mniejsze firmy, często będące podwykonawcami w dużych organizacjach, zwiększają inwestycje w digitalizację. Chcą lepiej współpracować z centralnymi strukturami zakupowymi swoich klientów.
• Społeczna odpowiedzialność biznesu i redukcja emisji – duże firmy mają coraz bardziej na uwadze kwestie ochrony środowiska. Raport wskazuje, że w szczególny sposób dążą do redukcji emisji Scope 3 (czyli emisje pośrednie, które powstają w całym łańcuchu wartości firmy). Osiągnięcie tego celu wymaga współpracy między różnymi jednostkami organizacji. Z tego powodu takie przedsiębiorstwa będą sobie coraz bardziej cenić sprawne zarządzanie wielopoziomowymi strukturami zakupowymi.

Jeśli zatem chcesz wyjść naprzeciw potrzebom dużych klientów biznesowych, Twoja firma powinna zapewniać sprawny oraz rozbudowany system składania zamówień, który bierze pod uwagę najbardziej złożone struktury organizacyjne.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożenie platformy B2B może pomóc Twojej firmie, sprawdź nasze case studies lub umów rozmowę z ekspertem.