Cyfrowa transformacja to złożony proces, nad którego wdrożeniem zastanawia się wiele firm. Jak się przygotować do tego zadania? Ważnym krokiem jest stworzenie mapy transformacji cyfrowej. W tym artykule dowiesz się, czym jest mapa drogowa cyfryzacji.
Czym jest mapa transformacji cyfrowej?
Aby transformacja cyfrowa przedsiębiorstwa przebiegła pomyślnie, niezbędne jest stworzenie mapy drogowej cyfrowej transformacji.
Jest to dokument, który:
- analizuje obecną sytuację firmy,
- wyznacza cele strategiczne,
- określa kolejność i priorytety działań.
Mapa ta stanowi kluczowy punkt odniesienia, który ułatwia zarządzanie procesem transformacji i podejmowania decyzji na każdym etapie wdrażania zmian.
Jako że każda firma jest unikatowa, mapa transformacji cyfrowej musi być także dostosowana do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Dlatego powinna zawierać różne narzędzia ewaluacyjne, takie jak kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które pozwolą mierzyć efektywność procesów wewnętrznych, zgodność z różnymi wymogami i inne zjawiska.
Główne elementy mapy drogowej cyfryzacji
Mapa transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa musi uwzględniać wiele kwestii. Istnieją oczywiście różne modele i style pracy, ale zwykle wszelkie elementy godne uwagi można sprowadzić do następujących czynników:
1. Wizja
Pierwszym krokiem jest określenie wizji, która wiąże się z koniecznością eksploracji nowych możliwości, jakie cyfryzacja przyniesie w najbliższych latach. Ważne jest, aby oderwać się od codziennego zarządzania i spojrzeć w przyszłość, aby zaprojektować mapę drogową cyfrowej transformacji, która opiera się na przewidywaniu nadchodzących zmian (nawet jeśli wiąże się to z pewnym ryzykiem).
Na tym etapie trzeba podjąć strategiczną decyzję – w jaki sposób skutecznie przeprowadzona transformacja cyfrowa przyniesie korzyści firmie? Istnieją dwie główne opcje:
- Zwiększenie efektywności obecnego modelu biznesowego – w tym przypadku celem transformacji cyfrowej jest poprawa efektywności istniejących procesów, na przykład poprzez ich digitalizację lub automatyzację i skrócenie czasu realizacji.
- Odkrywanie nowych możliwości – druga opcja to wykorzystanie planu transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa do eksplorowania innych możliwości związanych z nowymi modelami biznesowymi, a także ewolucją produktów lub automatyzacją usług.
2. Procesy
Podczas sporządzania mapy transformacji cyfrowej, przedsiębiorstwa w większości przypadków koncentrują się na automatyzacji i optymalizacji procesów. Przykładowo transformacja cyfrowa w instytucjach finansowych doprowadziła do pojawienia się bankomatów, zniknięcia książeczek oszczędnościowych oraz wprowadzenia kart debetowych i kredytowych. Obecnie każdy pracownik banku korzysta z komputera, a klienci mogą załatwić większość spraw przez stronę internetową lub aplikację mobilną.
Podczas sporządzania mapy drogowej cyfrowej transformacji warto mieć na uwadze następujące kategorie procesów:
- Procesy o wysokim wolumenie i powtarzalności – automatyzacja fakturowania, rozliczeń podatkowych oraz przetwarzania płatności to obszary, gdzie cyfryzacja może przynieść natychmiastowe korzyści. Pracę warto także włożyć w obszary związane z zapasami i logistyką, jak śledzenie łańcucha dostaw w czasie rzeczywistym.
- Procesy o krytycznym znaczeniu dla obsługi klienta – zautomatyzowane systemy CRM oraz chatboty mogą szybko odpowiadać na pytania klientów, rozwiązywać problemy i zarządzać zgłoszeniami. Z kolei zintegrowanie platformy e-commerce z systemami CRM i ERP pozwalają personalizować ofertę dla klienta, automatycznie zarządzać zamówieniami oraz monitorować preferencje zakupowe kontrahentów.
- Procesy z dużym potencjałem na usprawnienie decyzji biznesowych – cyfryzacja procesów związanych z gromadzeniem i analizą danych pozwala na bieżąco monitorować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), przewidywać trendy rynkowe oraz lepiej zarządzać ryzykiem. Z kolei wdrożenie cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Trello, Asana czy Jira, pozwala lepiej koordynować pracę zespołów.
- Procesy, które pozwalają zwiększyć elastyczność – wdrożenie platform chmurowych oraz narzędzi do współpracy online (takich jak Microsoft Teams czy Slack) pozwala łatwiej zarządzać pracą zdalną. Elastyczność firmy może także poprawić automatyzacja procesów HR, czyli rekrutacji, onboardingu oraz zarządzania rozwojem i edukacją pracowników.
3. Punkty styku z klientem
Firmy muszą teraz postrzegać punkty styku z klientem nie tylko jako kanały komunikacji (strona internetowa, aplikacja, media społecznościowe), ale jako zintegrowane doświadczenie omnichannel, które jest skoncentrowane na potrzebach klienta.
Mapa drogowa cyfrowej transformacji powinna mieć na uwadze:
- Dostępność 24/7 – klienci oczekują, że będą mogli uzyskać pomoc o każdej porze, niezależnie od lokalizacji. Wdrożenie chatbotów i automatycznych systemów obsługi jest w stanie to umożliwić.
- Spójność komunikacji – niezależnie od kanału, komunikacja powinna być jednolita i zrozumiała, aby budować zaufanie i lojalność klientów.
- Wieloplatformowość – wielu użytkowników oczekuje możliwości korzystania z niektórych aplikacji na wszystkich urządzeniach, czyli komputerach, smartfonach, tabletach, a nawet urządzeniach noszonych (np. smartwatche).
4. Modele monetyzacji
Podczas wykonywania mapy transformacji cyfrowej warto uwzględnić także systemy monetyzacji swoich produktów i usług. W pełni cyfrowe środowisko daje wiele możliwości rozwoju modelu monetyzacji:
- Subskrypcja – coraz więcej branż przechodzi na model płatności abonamentowej, gdzie użytkownicy płacą stałą opłatę za dostęp do zasobów lub usług.
- Freemium – model ten polega na oferowaniu podstawowej wersji produktu za darmo z możliwością dokupienia dodatkowych funkcji lub usług premium. W ten sposób firmy mogą przyciągnąć szeroką bazę użytkowników, a następnie monetyzować tylko tych, którzy mają większe oczekiwania.
- Afiliacja – partnerzy firm promują jej produkty i usługi na swoich platformach, takich jak blogi, strony internetowe czy media społecznościowe. Firma płaci prowizję za każdą transakcję dokonaną przez klientów, którzy zostali pozyskani w ramach działań afiliacyjnych. Dzięki temu modelowi przedsiębiorstwa są w stanie efektywnie zwiększać zasięg i sprzedaż, płacąc tylko za rzeczywiste wyniki.
- Modele hybrydowe – wszelkie inne modele monetyzacji usług i produktów, które mogą być połączeniem znanych dotychczas modeli rozliczeniowych np. fixed price (stała cena) i time & material (rozliczenie za wykorzystany czas i/lub zasoby).
5. Kultura organizacyjna
Podczas dążenia do osiągnięcia dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa i potencjału rozwoju należy mieć na uwadze stałe zmiany. Konieczne jest dlatego nie tylko opracowanie wizji i działań, ale także fundamentalna zmiana w podejściu do codziennych praktyk i wartości, które kierują organizacją. Kultura organizacyjna jest tym elementem, który albo ułatwi, albo zablokuje wprowadzenie trwałych zmian.
Nie wystarczy opracować strategii – trzeba także zrozumieć, że zmiana kultury organizacyjnej jest kluczem do wprowadzenia trwałej poprawy. Oznacza to konieczność przemyślenia, jakie wartości, postawy i zachowania powinny być promowane (np. praca zdalna i hybrydowa), aby organizacja mogła skutecznie przystosować się do nowego, cyfrowego środowiska.
Jak samodzielnie wdrożyć mapę drogową cyfrowej transformacji?
Stworzenie mapy drogowej cyfryzacji wymaga starannego planowania. Należy uwzględnić nie tylko wcześniej omówione kwestie, ale także odpowiednio przygotować się do opracowania całej strategii.
1. Zdefiniuj cele
Określ jasne, mierzalne cele transformacji cyfrowej, które będą zgodne z ogólną strategią Twojej organizacji.
Kluczowe działania:
- Przeprowadź warsztaty z senior managementem, aby zidentyfikować strategiczne cele.
- Przełóż te cele na konkretne cele cyfrowe, takie jak poprawa doświadczeń klientów czy zwiększenie efektywności operacyjnej.
- Opracuj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) do mierzenia sukcesu transformacji.
2. Zbuduj zespół
Stwórz interdyscyplinarny zespół złożony z członków różnych działów, którzy będą napędzać transformację.
Kluczowe działania:
- Wybierz osoby o zróżnicowanych umiejętnościach (IT, sprzedaż, HR itp.).
- Przydziel jasne role i odpowiedzialności każdemu członkowi zespołu.
- Ustal regularne spotkania zespołu w celu omawiania postępów i rozwiązywania problemów.
3. Zaangażuj interesariuszy
Zidentyfikuj interesariuszy, na których wpłynie cyfrowa transformacja i zaplanuj ich wkład w proces.
Kluczowe działania:
- Stwórz mapę interesariuszy na podstawie ich wpływu i zainteresowania projektem.
- Opracuj indywidualne plany komunikacji dla każdej grupy interesariuszy.
- Regularnie organizuj aktualizacje i sesje feedbackowe z kluczowymi interesariuszami.
4. Opracuj cyfrową mapę drogową
Sformułuj strategię etapowego wdrażania, która określi podejście, technologie do wdrożenia oraz harmonogram realizacji.
Kluczowe działania:
- Oceń obecne możliwości cyfrowe i zidentyfikuj luki.
- Zdefiniuj optymalne procesy cyfrowe i aplikacje.
- Stwórz etapowy plan z jasno określonymi kamieniami milowymi.
5. Stwórz plan wdrożenia
Opracuj szczegółowy plan realizacji cyfrowych procesów.
Kluczowe działania:
- Określ zakresy projektów, harmonogramy i wymagania dotyczące zasobów dla każdej inicjatywy.
- Opracuj plany zarządzania ryzykiem, aby poradzić sobie z potencjalnymi wyzwaniami.
- Ustal model zarządzania, który będzie nadzorował proces wdrożenia.
6. Wdróż i monitoruj
Rozpocznij realizację inicjatyw transformacyjnych i monitoruj postępy w stosunku do założonych kamieni milowych i metryk.
Kluczowe działania:
- Realizuj inicjatywy zgodnie z planem wdrożenia.
- Monitoruj postępy za pomocą określonych KPI i dostosowuj strategie w miarę potrzeb.
- Organizuj regularne spotkania zespołu w celu przeglądu postępów i rozwiązywania problemów.
7. Śledź i optymalizuj
Oceń postępy, zidentyfikuj obszary wymagające dalszej optymalizacji i dostosuj podejścia wdrożeniowe, aby zapewnić elastyczność.
Kluczowe działania:
- Zbieraj feedback od interesariuszy i analizuj dane dotyczące wydajności.
- Zidentyfikuj sukcesy oraz obszary wymagające poprawy.
- Opracuj plan ciągłej optymalizacji i adaptacji.
Jakie są kluczowe wyzwania w procesie cyfryzacji?
Raport „ Are businesses really digitally transforming or living in digital denial?” opublikowany przez Progress wskazuje na kilka problemów, które pojawiają się podczas planowania transformacji cyfrowej.
1. Opanowanie odpowiednich technologii
Największy nacisk należy położyć na opanowanie technologii mobile, łączności i integracji danych oraz tych, które wspierają zarządzanie contentem cyfrowym. Istotne jest także prowadzenie analityki, korzystanie ze skalowalnych zasobów chmurowych a także uruchomienie cyfrowych kanałów dystrybucji.
2. Podział obowiązków i ustalenie odpowiedzialności
Niejasny podział ról między CIO, CMO i CDO rodzi pytania o odpowiedzialność – kto jest właścicielem tej strategii? Kto za nią płaci? Kto ją mierzy? Jakie są priorytety? Według 72% ankietowanych to IT powinno być głównym decydentem i dysponentem budżetu dla inicjatyw cyfrowych, a według 28% – dział marketingu.
3. Brak centralizacji strategii i nadzoru oraz uzależnienie od zespołów IT
Wspomniane w nagłówku kwestie są największymi przeszkodami podczas tworzenia i wdrażania mapy transformacji cyfrowej. 58% ankietowanych wskazało także, że duże znaczenie mają czynniki kulturowe wewnątrz organizacji – wiele osób może mieć opory przed wprowadzeniem istotnych zmian.
Mapa cyfrowej transformacji – jak może wyglądać?
Jak wyglądają przykładowe mapy digitalizacji? Mogą one przybierać różne formaty w zależności od tego, jak szczegółowy i rozbudowany ma być plan transformacji.
Oto kilka najczęściej spotykanych formatów:
- Dokument strategiczny – mapy strategiczne najczęściej przyjmują formę rozbudowanego dokumentu tekstowego, który opisuje cele, strategie, etapy wdrożenia i kluczowe wskaźniki sukcesu. Taki dokument jest zazwyczaj uzupełniony o wykresy, tabele i szczegółowe plany działań.
- Wykres Gantta – popularna forma wizualna, która przedstawia harmonogram wdrażania poszczególnych etapów transformacji cyfrowej. Wykres Gantta pokazuje, kiedy mają być realizowane poszczególne zadania i jak się ze sobą łączą w czasie.
- Mapa myśli – można ją użyć do wizualizacji kluczowych obszarów, które będą objęte transformacją cyfrową. W formie graficznej przedstawia powiązania między różnymi elementami transformacji, czyli technologie, procesy i strukturę organizacyjną.
- Infografika – w bardziej uproszczonej formie mapa cyfrowej transformacji może być przedstawiona jako infografika, która prezentuje kluczowe punkty, etapy i wskaźniki w przystępny oraz wizualnie atrakcyjny sposób.
- Tablica wirtualna (np. w Miro, Trello) – mapa transformacji może być przygotowana jako interaktywna tablica typu kanban. Dzięki temu da się na niej wizualizować etapy, przypisywać zadania do odpowiednich osób, monitorować postępy w czasie rzeczywistym oraz prowadzić bieżące ustalenia.
Mapa transformacji cyfrowej – podsumowanie
Transformacja cyfrowa to nie tylko jednorazowy projekt, ale ciągły proces adaptacji i doskonalenia. Warto dlatego zacząć od dokładnego zaplanowania kolejnych kroków w ramach mapy transformacji, a następnie konsekwentnie realizować założone cele. Jeśli na Twojej mapie cyfrowej transformacji firmy istotne miejsce stanowi dystrybucja online, cyfryzacja i optymalizacja obsługi klienta lub uruchomienie sprzedaży hybrydowej, skorzystaj z darmowej konsultacji z naszym ekspertem i porozmawiajmy o dobrych i złych praktykach.
