Transformacja cyfrowa to nie tylko modne hasło, ale absolutna konieczność dla każdej firmy – niezależnie od jej wielkości. Z takim przekazem zapewne często spotykasz się na konferencjach, panelach dyskusyjnych i w raportach.
Czym więc dokładnie jest transformacja cyfrowa przedsiębiorstw? Jakie są jej zalety oraz jak może wyglądać w praktyce? Tego i więcej dowiesz się w tym artykule.
Czym jest cyfrowa transformacja?
Transformacja cyfrowa to proces, w którym technologie cyfrowe zostają zintegrowane we wszystkich aspektach funkcjonowania firmy, co prowadzi do fundamentalnych zmian w jej działalności oraz sposobie dostarczania wartości klientom.
Warto zaznaczyć, że to nie tylko kwestia technologii. Digital transitions obejmują także zmianę kulturową, która wymaga od organizacji nieustannego eksperymentowania. Często wiąże się to z rezygnacją z długo stosowanych procesów biznesowych, które przez lata były podstawą działania firmy.
Warto też zaznaczyć, że „cyfrowość” da się rozumieć na wiele sposobów. Dla jednej organizacji cyfrowa transformacja może oznaczać przejście na „bezpapierowość”. Dla innej – analitykę danych i sztuczną inteligencję, a dla jeszcze innej – wdrożenie zespołów pracujących w metodyce Agile.
Ta wieloznaczność sprawia, że każda firma musi samodzielnie zdefiniować, co dla niej oznacza transformacja cyfrowa i jak najlepiej może ją wykorzystać, aby osiągnąć swoje cele biznesowe.
Co może obejmować cyfrowa transformacja?
Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw to proces, który wprowadza nowoczesne technologie do różnych aspektów działalności firmy. W praktyce oznacza to usprawnienie pracy, lepszą organizację i skuteczniejszą komunikację. Przyjrzyjmy się, jakie konkretne obszary firmy mogą skorzystać na tym procesie.
1. Zarządzanie zadaniami
Zarządzanie projektami i współpraca w zespołach zyskują nowy wymiar dzięki transformacji cyfrowej. Za pomocą takich programów jak Trello czy Asana ułatwisz organizację pracy swojego zespołu.
Możesz śledzić postępy, przypisywać zadania i monitorować czas realizacji – wszystko w jednym miejscu. Dzięki temu zespoły pracują efektywniej, a managerowie mają pełną kontrolę nad realizacją projektów.
W oprogramowaniu SOHO kładziemy nacisk m.in. na zarządzanie celami i zadaniami handlowców. Oto kilka możliwości narzędzia:
- Cele liczbowe – obejmują na przykład obrót w danym okresie lub liczbę rejestracji nowych klientów, które można łatwo monitorować i rozliczać.
- Cele jakościowe – to długoterminowe zadania, które budują wartość dla firmy, takie jak stworzenie określonej liczby poradników kwartalnie na firmowym blogu.
- Tracking – wspomniane poradniki można wzbogacić o formularze, które mierzą ilość pozyskanych leadów lub rejestracji z takich wpisów, co pozwala precyzyjnie śledzić efektywność działań.
- Monitorowanie i rozliczanie – dyrektor sprzedaży ma pełną kontrolę nad realizacją zadań zespołów handlowych, gdyż są dokładnie mierzone. Ułatwia mu to planowanie i optymalizację działań. Sami handlowcy także mają wgląd w postęp dotyczący swoich celów.
2. Sprzedaż
Nowoczesne technologie ułatwiają zarządzanie procesami sprzedażowymi, otwierają nowe kanały dystrybucji oraz standaryzują pracę zespołów handlowych. Systemy CRM i narzędzia do automatyzacji sprzedaży pozwalają w lepszy sposób zarządzać relacjami z klientami, co przekłada się na wyższe wyniki sprzedażowe.
Przykładowo w oprogramowaniu SOHO funkcje CRM-owe są zintegrowane z codziennymi operacjami i skupiają się na dostarczaniu handlowcom oraz menedżerom kompleksowych informacji o klientach oraz ich aktywnościach.
Handlowcy na bieżąco otrzymują informacje o tworzonych przez klientów koszykach zakupowych, odwiedzanych kategoriach produktowych i produktach, którymi się zainteresowali. Zespoły sprzedażowe mają też pełny wgląd w historię zakupów, zamówienia w realizacji, zgłoszenia gwarancyjne i serwisowe oraz powiązane z klientem dokumenty. To narzędzie daje również dostęp do szczegółowych raportów, które ułatwiają zarządzanie i analizę zakupów kontrahentów.
Co więcej, system śledzi ruchy zalogowanych klientów na platformie i automatycznie buduje scoring użytkowników (przyznaje punkty) za określone akcje – np. 1 punkt za wejście na stronę główną, 2 punkty za przeglądanie kategorii, 3 punkty za kartę produktu i 5 punktów za dodanie produktów do koszyka.
Handlowcy otrzymują powiadomienia na e-mail (oraz mają wgląd w użytkowników po stronie platformy), którzy osiągnęli określoną liczbę punktów w danym dniu lub tygodniu. Dzięki temu są w stanie włączać się w proces zakupowy klientów i ofertować ich kontekstowo, przedstawiając dokładnie to, czego mogą w danej chwili potrzebować.
3. Marketing
Oprogramowanie do automatyzacji pozwala uprościć pewne powtarzalne procesy, takie jak odzyskiwanie porzuconych koszyków czy publikacja treści na mediach społecznościowych. Dzięki temu oszczędzasz czas i możesz skupić się na tworzeniu bardziej zaawansowanych kampanii, które lepiej odpowiadają na potrzeby klientów.
W ramach cyfrowej transformacji przedsiębiorstw automatyzacji można poddać także wiele innych zadań marketingowych:
- Content marketing – za pomocą różnych narzędzi da się np. zaplanować z góry publikację artykułów z ustalonym harmonogramem. Aktualności z kolei mogą automatycznie informować klientów o najnowszych produktach, promocjach lub wydarzeniach firmowych. W tworzeniu takich prostszych, powtarzalnych treści jest w stanie pomóc choćby generatywna sztuczna inteligencja.
- Zaawansowane follow-upy – automatyzacja umożliwia tworzenie zaawansowanych kampanii follow-up, które są uruchamiane na podstawie określonych działań klientów. Przykładowo da się zaplanować automatyczne wiadomości dla klientów, którzy dokonali największych zakupów w określonym czasie lub przestali je całkowicie robić od kilku tygodni.
- Wysyłka newslettera – personalizacja treści, segmentacja odbiorców i analiza wyników kampanii pozwalają precyzyjnie zarządzać komunikacją z klientami. Dzięki temu wiadomości są lepiej dostosowane do potrzeb różnych grup odbiorców.
- Integracja z zewnętrznymi kanałami marketingowymi – za pomocą różnych narzędzi da się szybko wygenerować np. mapy XML, które zawierają szczegółowe informacje produktowe potrzebne podczas prowadzenia np. kampanii reklamowych na Facebooku.
4. Obsługa klienta
Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw ma ogromny potencjał w kontekście obsługi klienta. Narzędzia takie jak chatboty, systemy help desk, platformy do zarządzania ticketami czy starannie zorganizowane bazy wiedzy na stronie internetowej pomagają adresować potrzeby licznych użytkowników.
Na naszej platformie SOHO kładziemy choćby nacisk na centralizację informacji. Opiekun klienta, pracownik BOK oraz handlowiec mają pełen wgląd w całą historię komunikacji klienta z firmą, co umożliwia spójną i bardziej spersonalizowaną obsługę. Niezależnie więc od tego, czy klient kontaktował się w sprawie reklamacji, miał pytania dotyczące produktu, czy też realizował zamówienie, wszystkie te dane są łatwo dostępne.
5. Kultura i organizacja
Cyfrowa transformacja zazwyczaj jest prowadzona z uwzględnieniem podstawowych aspektów funkcjonowania biznesu od strony organizacyjnej. Przykładowo firmy, które były gotowe wdrażać nowoczesne rozwiązania technologiczne, łatwiej przeszły na pracę zdalną w czasach pandemii. Wiele z nich korzysta z takich rozwiązań (jak aplikacje Slack, Zoom i Microsoft Teams do bieżącej wymiany informacji i organizowania wideokonferencji) do dziś – dzięki temu tworzy zdalne/hybrydowe stanowiska pracy i jest w stanie szybko zatrudniać specjalistów z całego kraju, a nawet świata.
Sama organizacja pracy i kultury organizacji musi także wpłynąć na proces onboardingu. W ramach transformacji cyfrowej przedsiębiorstw wiele organizacji wprowadza np. platformy LMS (Learning Management Systems), które umożliwiają tworzenie spersonalizowanych ścieżek szkoleniowych dla nowych pracowników. Inne narzędzia z kolei ułatwiają tworzenie i organizowanie instrukcji oraz procedur, z którymi to nowozatrudnieni także muszą się starannie zapoznać.
Jakie są zalety cyfrowej transformacji?
Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw przynosi wiele korzyści dla całej organizacji, czyli m.in.:
- Lepsze gromadzenie danych – integracja z narzędziami business intelligence pozwala analizować dużą ilość danych i wyciągać z nich cenne wnioski.
- Wyższy poziom efektywności i produktywności – cyfrowe technologie (np. automatyzacja procesów) przyspieszają operacje i zmniejszają liczbę błędów.
- Poprawa jakości produktów i usług – cyfrowe narzędzia pomagają zarządzać jakością, co zwiększa dokładność i spójność w całym łańcuchu dostaw.
- Redukcja kosztów – automatyzacja i szybka identyfikacja problemów pozwalają firmom znacząco ograniczyć wydatki operacyjne. Przedsiębiorstwa, które rezygnują z przestarzałych systemów i usprawniają procesy, osiągają znaczne oszczędności w wielu obszarach działalności.
- Ulepszone zarządzanie zasobami i informacjami – konsolidacja zasobów firmy w jedno centrum zarządzania zmniejsza potrzebę korzystania z rozproszonych systemów.
- Innowacyjność – kreatywne i przekrojowe korzystanie z nowych technologii to fundament tworzenia innowacyjnych rozwiązań.
- Wzrost zysków – firmy, które wdrażają cyfrową transformację, często odnotowują wzrost dochodów.
- Wkład w zrównoważony rozwój – cyfrowe narzędzia pomagają optymalizować procesy produkcji i zarządzania zasobami, co przekłada się na mniejszy ślad węglowy.
- Spełnienie wymogów regulacyjnych – wielu producentów musi spełniać regulacje branżowe dotyczące emisji gazów cieplarnianych, bezpieczeństwa, jakości, dystrybucji czy kwalifikacji pracowników. Aby sprostać tym wymaganiom, firmy muszą mieć lepszy dostęp do danych o swoich produktach i procesach. Właśnie w tym mogą pomóc liczne narzędzia cyfrowe.
Transformacja cyfrowa – jak wygląda w praktyce?
33% firm potrzebuje nawet 1,5 roku, żeby od pierwszych szkiców cyfrowej inicjatywy przejść do jej wdrożenia. Zaledwie 15% przedsiębiorstw stosuje szybkie prototypowanie oraz sprawdzone procesy, które znacząco przyspieszają wdrażanie innowacji i eliminują wszelkie błędy we wdrożeniach dużych specyfikacji.
Nie ma się tu czemu dziwić – jak omówiliśmy wcześniej, cyfrowa transformacja może obejmować naprawdę złożone procesy w organizacji. Z tego powodu w SOHO zalecamy początkowo digitalizować stosunkowo proste aspekty działania firmy:
- BOK – centralizacja obsługi zamówień, reklamacji i zapytań ofertowych na platformie cyfrowej poprawi komunikację z klientami i dostępność informacji o klientach dla wszystkich interesariuszy w firmie.
- Marketing – cyfryzacja oferty (np. rozbudowanie internetowego katalogu produktów), zarządzanie promocjami, automatyzacja marketingu (np. przypomnienia o porzuconych koszykach) oraz zarządzanie contentem na platformie to tylko kilka przykładów możliwości transformacji w kontekście wykorzystania cyfrowych kanałów marketingowych.
- Sprzedaż – włączenie w proces sprzedaży handlowców rzeczywistych i aktualnych danych o klientach, a także centralizacja współpracy z klientami w jednym systemie zakupowym pozwala zoptymalizować procesy, zminimalizować rozproszenie kanałów komunikacji i wyeliminować błędy związane z realizacją umów handlowych.
A jak wdrażanie zmian cyfrowych wygląda w Europie? Raport Digitalisation in Europe 2022-2023 opublikowany przez Europejski Bank Inwestycyjny dostarcza kilka ciekawych informacji:
- Tylko 30% mikroprzedsiębiorstw w Unii Europejskiej podjęło kroki w celu poprawy cyfryzacji w 2022 roku. W przypadku dużych firm odsetek wynosi aż 63%.
- 69% firm w UE wdrożyło zaawansowane technologie cyfrowe w 2022 roku. W USA odsetek wynosił 71%. Różnica ta zmniejszyła się od 2019 roku.
- 59% firm w regionach o wysokich umiejętnościach cyfrowych stało się bardziej cyfrowych w odpowiedzi na COVID-19. W regionach o niskich umiejętnościach cyfrowych odsetek wynosił 43%.
- Eksporterzy i importerzy są o ponad 10 punktów procentowych bardziej skłonni do adopcji zaawansowanych technologii cyfrowych niż firmy, które nie uczestniczą w handlu międzynarodowym. Różnica ta wynosi ponad 20 punktów procentowych dla firm, które zarówno eksportują, jak i importują.
- 61% firm zaawansowanych cyfrowo już zainwestowało w środki przeciwdziałania zmianom klimatycznym. W przypadku niecyfrowych przedsiębiorstw odsetek wynosi 36%.
USA dalej wyprzedza Europę w kontekście cyfrowych przemian, ale różnica zaczyna spadać, a oba regiony notują trend wzrostowy.
Firmy działające na rynkach międzynarodowych kładą większy nacisk na digitalizację.
Transformacja cyfrowa – sprawdzone frameworki
Wdrażanie cyfrowej ewolucji (a nawet rewolucji) wymaga odpowiedniego planowania. Z tego powodu warto w trakcie tego procesu stosować różne schematy działania. Oto kilka przykładów.
- McKinsey – w ramach modelu „4Ds” McKinsey skupia się na kluczowych obszarach transformacji cyfrowej, czyli odkrywaniu, projektowaniu, wdrażaniu i minimalizowaniu ryzyka. Oprócz tego wymienia 6 filarów strategii, które obejmują strategie i innowacje, zrozumienie procesu decyzyjnego klienta, automatyzację procesów, dostosowanie organizacyjne, wykorzystanie odpowiedniej technologii oraz wykorzystanie potencjału danych i analiz.
- Boston Consulting Group – firma proponuje etapowe podejście do transformacji cyfrowej, które zaczyna się od krótkoterminowych sukcesów dostarczających szybkich wyników. Kładzie też nacisk na średnioterminowe działania ukierunkowane na transformację, aż po długoterminowe utrzymanie zmian, podkreślając przy tym znaczenie zmiany kultury organizacyjnej.
- Gartner – w modelu Gartnera cyfrowa transformacja zaczyna się od pełnego zaangażowania zarządu i liderów. Kluczowe jest określenie roli przywódców w tym procesie, a następnie opracowanie szczegółowej strategii cyfrowej z jasno zdefiniowanymi celami. Wybór i wdrażanie odpowiednich technologii to kolejny krok, który wspiera innowacje oraz promuje kreatywność w organizacji. Na koniec kluczowe jest zabezpieczenie odpowiedniego finansowania, aby móc zrealizować projekty cyfrowe zgodnie z przyjętą strategią.
Cyfrowa transformacja – podsumowanie
Cyfrowa transformacja to proces, który wymaga starannego planowania i stopniowego wdrażania, a także zaufanych partnerów technologicznych. Dlatego warto rozpocząć transformację od stosunkowo prostych obszarów biznesu, na przykład od digitalizacji procesów i zadań związanych z marketingiem.
Należy też pamiętać, że digitalizacja w organizacji potrafi przynieść wiele korzyści, takich jak zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów, wzrost sprzedaży czy nawet lepsze procesy rekrutacyjne. Europejskie firmy kładą coraz większy nacisk na digital transition, choć nadal wiele w tym kontekście mogą się nauczyć od firm z USA.
Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie cyfrowych zmian, skontaktuj się z nami. Od 2007 roku pomagamy firmom tradycyjnym cyfryzować sprzedaż.
