Jak optymalizować koszty operacyjne? Strategie dla małych i średnich firm

Skuteczne zarządzanie kosztami operacyjnymi to fundament sukcesu każdej firmy. W końcu każde przedsiębiorstwo (nawet to, które generuje znaczące przychody) może znaleźć się w trudnej sytuacji, jeśli jego wydatki wymkną się spod kontroli.

Oczywiście samo redukowanie kosztów należy przeprowadzić umiejętnie – nie może to odbyć się w sposób, który pogorszy np. jakość produktów i usług. Jak to zrobić? Tego dowiesz się w tym artykule.

W skrócie:

• Optymalizacja kosztów operacyjnych pozwala zwiększyć rentowność, zyskać przewagę konkurencyjną i uzyskać większą elastyczność finansową.
• Proces redukcji kosztów wymaga odpowiedniego przygotowania.
• Outsourcing to dobry sposób na zmniejszenie wydatków na marketing, obsługę IT, księgowość i inne sektory.
• Warto także postarać się wynegocjować lepsze warunki z dostawcami oraz wdrożyć systemy pracy zdalnej/hybrydowej.
• Dedykowana sprzedażowa platforma B2B to świetna inwestycja na przyszłość i sposób na uzyskanie oszczędności w kontekście pracy działu sprzedaży.

Czym są koszty operacyjne i dlaczego je redukować?

Koszty operacyjne to wszystkie wydatki związane z codziennym funkcjonowaniem firmy. Obejmują one przykładowo:

• produkcję,
• logistykę,
• wynagrodzenia,
• materiały,
• marketing i sprzedaż,
• utrzymanie infrastruktury.

Mówiąc prościej, są to wszystkie nakłady, które musisz ponosić, aby Twoja firma działała. Ich niejako przeciwieństwem są koszty inwestycyjne (wydatki kapitałowe), które są ponoszone w ramach rozwoju i długoterminowych projektów.

Przykładowo zakup nowej maszyny produkcyjnej to koszt inwestycyjny, ponieważ ma na celu długoterminowy rozwój produkcji. Natomiast bieżące koszty związane z jej utrzymaniem (serwis, energia, praca ludzka) to koszty operacyjne.

Dlaczego warto optymalizować koszty operacyjne w firmie? Stoi za tym wiele powodów:

• Większa elastyczność finansowa – im mniejsze koszty ponosisz, tym więcej środków możesz przeznaczyć na rozwój firmy. Niższe koszty operacyjne oznaczają też, że firma nie musi generować tak dużych przychodów, aby osiągnąć zadowalający poziom zysku. W praktyce oznacza to większą elastyczność i możliwość skupienia się na długoterminowych celach.
• Zwiększenie rentowności – optymalizacja kosztów operacyjnych prowadzi do zwiększenia marży na produktach lub usługach, co pozwala osiągnąć lepsze wyniki finansowe. Odpowiednia marża w przypadku wielu biznesów decyduje o jego być albo nie być.
• Przewaga konkurencyjna – jeśli chcesz oferować swoje usługi i produkty w niższych cenach, tym bardziej musisz mieć na uwadze marżę i koszty operacyjne.
• Redukcja ryzyka finansowego – im niższe koszty, tym mniejszy tzw. burn rate, czyli tempo „spalania” zasobów finansowych firmy. Dzięki niższym wydatkom możesz szybciej zbudować finansową poduszkę bezpieczeństwa, co zmniejsza ryzyko zarówno na poziomie firmy, jak i osobistym.

Jak zatem w skuteczny sposób zmniejszyć koszty operacyjne w firmie? Omówmy najważniejsze porady.

1. Odpowiednio się przygotuj

Zanim zaczniesz optymalizować koszty operacyjne, musisz dobrze przygotować się do analizy. Koszty w firmie można ogólnie podzielić na dwie główne kategorie:

• Koszty stałe – takie, które ponosisz regularnie, co miesiąc, niezależnie od poziomu sprzedaży (np. wynajem lokalu, pensje pracowników).
• Koszty zmienne – te, które zmieniają się w zależności od wyników sprzedaży czy poziomu produkcji (np. zakup materiałów, prowizje handlowców).

Dokładna analiza danych finansowych, z pomocą księgowości lub działu finansowego, pomoże Ci zidentyfikować, gdzie można osiągnąć największe oszczędności. Przykładowo w firmach gastronomicznych przydatne będą systemy POS (ang. Point of Sale), które automatycznie analizują wydatki. Kluczowe jest, aby skupić się na większych wydatkach, jak utrzymanie lokalu czy materiały produkcyjne, zamiast na drobnych kosztach.

Pierwszy rzut oka na arkusze liczbowe danych może być przytłaczający, ale to kluczowy krok do zrozumienia, gdzie znajdują się największe możliwości redukcji kosztów.

2. Skorzystaj z outsourcingu

Outsourcing to skuteczna strategia optymalizacji kosztów operacyjnych. Zamiast zatrudniać wewnętrzne zespoły do zadań, które nie są kluczowe dla Twojej działalności, możesz powierzyć je zewnętrznym firmom. To pozwala skupić zasoby na działaniach generujących przychody i jednocześnie obniżyć koszty zatrudnienia.

Oto obszary, które warto rozważyć pod kątem outsourcingu:

Wsparcie IT

Jeśli Twoja firma nie wymaga ciągłej obsługi systemów informatycznych, nie musisz utrzymywać stałego zespołu IT. Outsourcowany serwis zajmie się m.in. instalacją oprogramowania, rozwiązywaniem problemów technicznych oraz konserwacją sprzętu, co pozwala oszczędzać na kosztach stałego personelu.

Księgowość i przygotowanie podatków

Coroczne przygotowywanie deklaracji podatkowych to obszar, w którym outsourcing może przynieść znaczne oszczędności. Zamiast zatrudniać pełnoetatowych pracowników do księgowości, możesz wykorzystać nowoczesne programy księgowe, a końcowe rozliczenia przekazać zewnętrznym specjalistom.

Obsługa klienta

Utrzymanie wewnętrznego zespołu obsługi klienta bywa kosztowne, szczególnie jeśli doliczymy koszty rekrutacji i szkoleń. Outsourcing tej funkcji pozwala obniżyć wydatki oraz jednocześnie zapewniać wysoką jakość wsparcia dla klientów.

Marketing

Zatrudnienie doświadczonego zespołu marketerów na stałe to spory wydatek – zwłaszcza dla małych firm. Zamiast tego możesz skorzystać z usług agencji marketingowych, które mają doświadczenie zarówno w tradycyjnych, jak i cyfrowych kampaniach. Outsourcing marketingu daje Ci dostęp do eksperckiej wiedzy specjalistów, którzy mają doświadczenie w różnych branżach. Niektóre agencje są nawet w stanie funkcjonować w pewnym zakresie jako zewnętrzny dział marketingu.

Przykładowo, w SOHOshop, wraz z dostarczanym systemem B2B, dajemy klientom w ramach ustandaryzowanej opłaty abonamentowej szereg usług i godzin pracy specjalistów w cenie ułamka etatu jednego z nich, mianowicie:

• Solidne SLA (ang. service level agreement) gwarantujące wysoką dostępność świadczonych usług i szybkie czasy reakcji na ewentualne problemy. W typowych software house’ach to zwykle dodatkowa opłata od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych za dotrzymanie parametrów SLA, a w przypadku SOHO B2B jest to standard w abonamencie
• Pracę zespołu specjalistów IT w określonym wymiarze czasu. W skali miesiąca jest to od 8 do 40 godzin w zależności od wybranego pakietu.
• Skalowalną, wieloserwerową i bezpieczną infrastrukturę chmurową utrzymywaną w AWS (ang. Amazon Web Services).
• Opiekuna klienta i doświadczony zespół developerów wspierający klienta, bo z praktyki wiemy, że szybko rozwijające się firmy potrzebują stałego wsparcia.
• Dostęp do doświadczonych analityków, specjalistów sprzedaży i marketingu online umożliwiający konsultacje i szerokie spojrzenie na bazie dziesiątek branż i wielu lat doświadczenia.

Wszystko przy kosztach ułamka etatu jednego specjalisty zatrudnianego in-house.

2. Wynegocjuj lepsze warunki z dostawcami

Jednym z najprostszych sposobów na optymalizację kosztów operacyjnych jest negocjowanie z dostawcami. Regularnie analizuj swoje wydatki na towary i usługi, aby upewnić się, że płacisz najlepsze możliwe ceny.

Oto kilka obszarów, na które warto zwrócić uwagę podczas negocjacji:

Rabat przy zakupie hurtowym

Jeśli regularnie kupujesz duże ilości produktów lub surowców, zapytaj o możliwość uzyskania rabatu ilościowego. To popularna strategia, która może znacznie obniżyć koszty.

Wieloletnia współpraca

Jeśli jesteś lojalnym klientem z długą historią współpracy, dobrą reputacją płatniczą i częstymi zamówieniami, masz mocne argumenty w negocjacjach. Dostawcy cenią takich klientów, mogą być z nimi bardziej elastyczni i chętniej przystąpią na niższe ceny w zamian za utrzymanie współpracy.

Koncesje pozacenowe

Nawet jeśli nie uda Ci się obniżyć ceny, spróbuj wynegocjować inne korzystne zmiany, takie jak lepsze warunki płatności, krótsze terminy dostaw czy dodatkowe usługi. Te pozacenowe elementy mogą również wpłynąć na optymalizację kosztów operacyjnych.

3. Wprowadź systemy pracy zdalnej i hybrydowej

Pandemia COVID-19 pokazała, że wiele zadań można wykonywać równie efektywnie zdalnie, a inne prace mogą być realizowane w systemie hybrydowym, łącząc pracę z domu z okresowymi spotkaniami w biurze.

Zacznij od stworzenia planu pracy zdalnej i daj pracownikom możliwość telepracy przez kilka dni w tygodniu. Dzięki temu można zredukować koszty związane z utrzymaniem biura. Jeśli zdecydujesz się na mniejszą przestrzeń, nowoczesne narzędzia do pracy zdalnej, jak Zoom, Slack, Trello i Asana pomogą Ci utrzymać kontakt z zespołem oraz klientami. Dokumenty przechowuj w Google Drive czy Basecamp – będziesz mieć do nich dostęp nawet wtedy, gdy nie wszyscy będą w biurze.

Chodzi jednak nie tylko o oszczędności na wynajmie biura. Wiele osób ceni sobie możliwość pracy z domu – to w końcu brak stresujących dojazdów i większa elastyczność. Zadowolony pracownik to lojalny pracownik, co ostatecznie wpłynie na lepsze wyniki Twojej firmy. Przemyśl optymalizację kosztów w ten sposób – to korzyść zarówno dla Ciebie, jak i Twojego zespołu.

4. Skorzystaj z platformy B2B, aby wesprzeć proces sprzedaży

W przypadku wielu firm praca działu handlowego to kluczowy element pozyskiwania klientów i finalizowania transakcji. Wiele przedsiębiorstw stara się skalować swoje przychody właśnie poprzez rozbudowę tego segmentu działalności.

Czy można tutaj skutecznie znaleźć oszczędności? Tak, a nawet trzeba! W tym celu najlepiej zainwestować w zaawansowane rozwiązania technologiczne jak platforma sprzedaży B2B.

Raport Gartnera The Future of Sales: Digital-First Sales Transformation Strategies wskazuje na kilka ciekawych obserwacji oraz predykcji:

• Gartner prognozuje, że do 2025 roku aż 80% interakcji sprzedażowych B2B między dostawcami a nabywcami będzie odbywać się w kanałach cyfrowych. To jasno pokazuje, że platformy B2B będą kluczowym elementem w przyszłych procesach sprzedaży.
• Firmy B2B przechodzą transformację z podejścia opartego na intuicji i doświadczeniu sprzedawców do sprzedaży opartej na danych. Coraz większy nacisk kładzie się na integrację procesów sprzedaży, analizę danych i automatyzację.
• 33% wszystkich kupujących chce, aby sprzedaż odbywała się bez udziału sprzedawcy. Najbardziej tego typu preferencje deklaruje młodsze pokolenie, gdyż aż 44% millenialsów preferuje brak interakcji z przedstawicielem handlowym podczas zakupów B2B. To pokazuje, jak ważne jest posiadanie dobrze funkcjonującej platformy B2B, która umożliwia klientom samodzielne zakupy bez potrzeby kontaktu z handlowcem.
• Przyszłość sprzedaży to hiperautomatyzacja – sprzedaż cyfrowa wspierana sztuczną inteligencją, która wykonuje podstawowe zadania sprzedażowe, wykrywa sygnały zakupowe i przewiduje wyniki biznesowe.
• Z badań Gartnera wynika, że kluczowe jest zwiększenie pewności klientów co do podjęcia decyzji zakupowych. Niepewność sprawia, że klienci rzadziej dokonują zakupu lub wybierają tańsze, mniej wartościowe produkty. Zamiast traktować sprzedawców jako źródło informacji dla klientów, lepiej, aby pełnili oni rolę „doradców”, którzy pomagają klientom zrozumieć i uporządkować informacje z różnych źródeł, co ułatwia podjęcie świadomej decyzji.

Oto 2 ciekawe grafiki z raportu:

Jak więc widać, wdrożenie platform sprzedażowych B2B to praktycznie konieczność. Czy to się jednak opłaca? Przeanalizujmy przykładowy scenariusz.

Wdrożenie platformy sprzedażowej B2B – przykład

Firma zatrudnia 3 handlowców, którzy odpowiadają za sprzedaż do nowych oraz stałych klientów. Miesięczna sprzedaż generowana przez dział handlowy wynosi 900 000 zł, a prowizja dla handlowców to 5% od sprzedaży. Firma zastanawia się nad wdrożeniem platformy B2B, która pozwoliłaby zautomatyzować procesy sprzedaży i przenieść znaczną część transakcji online, zmniejszając tym samym koszty związane z prowizjami i obsługą klienta.

Przewidywane zmiany po wdrożeniu platformy B2B:

• Po 6 miesiącach od wdrożenia – oczekuje się, że 40% zakupów od stałych klientów będzie dokonywanych online, czyli bez udziału handlowców.
• Po 36 miesiącach od wdrożenia – oczekuje się, że aż 80% transakcji z klientami stałymi przeniesie się na platformę B2B.

Wskaźnik	Wartość początkowa	Przewidywana wartość (po 6 mies.)	Przewidywana wartość (po 36 mies.)
Liczba handlowców	3	3	3
Miesięczna sprzedaż	900 000 zł	900 000 zł	900 000 zł
Procent sprzedaży przeniesiony na B2B	0%	40%	80%
Koszt prowizji handlowców (5% od sprzedaży)	45 000 zł	27 000 zł	9 000 zł
Oszczędności na prowizjach	–	18 000 zł miesięcznie	36 000 zł miesięcznie

A jak koszty mogą dokładnie wyglądać w przypadku Twojej firmy? To oczywiście zależy od wielu czynników. Aby się tego dowiedzieć, zapoznaj się ze stale aktualizowanym artykułem o kosztach platformy B2B.

Jeśli potrzebujesz jeszcze bardziej dokładnej wyceny, umów rozmowę z naszym konsultantem, aby wspólnie policzyć czas i potencjalny zwrot z inwestycji w Twojej firmie.

Samo wdrożenie to oczywiście nie tylko oszczędności finansowe. Warto mieć na uwadze także inne zalety:

• Wyższa efektywność sprzedaży – automatyzacja procesów pozwala sprzedawać więcej bez zwiększania liczby handlowców.
• Zwiększona satysfakcja klientów – możliwość samodzielnych zakupów B2B zwiększa wygodę klientów, co prowadzi do długofalowego wzrostu lojalności.
• Poprawa efektywności pracy handlowców – według badań Salesforce od 18% do 27% pracy handlowców to przygotowanie kontaktów, a 38% poświęcają na obsługę zamówień i serwis (dane Harvard Business Review). Platforma SOHO B2B automatycznie dostarcza powiadomienia o wartościowych kontaktach, co pozwala im skupić się na kluczowych działaniach. Oprócz tego raporty generowane są w czasie rzeczywistym, co zwalnia czas na działania sprzedażowe.

5. Unikaj pewnych błędów

Optymalizacja kosztów może przynieść szereg korzyści, ale jeśli nie jest poparta solidnymi analizami i planowaniem, łatwo wpaść w pułapkę. Miej na uwadze następujące błędy:

• Obniżanie jakości produktów i usług – jeśli optymalizacja kosztów produkcji/wykonywania usług prowadzi do znaczącego spadku jakości, możesz stracić lojalnych klientów. W dłuższej perspektywie taki krok potrafi doprowadzić do spadku sprzedaży i negatywnie wpłynąć na wizerunek Twojej marki.
• Zwiększenie rotacji pracowników – oszczędzanie kosztem komfortu pracy zespołu może zwiększyć wskaźnik rotacji pracowników. Pracownicy, którym utrudnia się codzienne zadania (np. nakłada zbyt wiele obowiązków), są bardziej skłonni szybko opuścić firmę, co z kolei prowadzi do kosztów związanych z rekrutacją i szkoleniem nowych osób.
• Nieoptymalny wybór dostawców – tylko na pierwszy rzut oka niższa cena od dostawcy może wydawać się korzystna. Jeśli w zamian dostawca wymaga np. krótszych terminów płatności, może to negatywnie wpłynąć na Twoją płynność finansową. Zawsze analizuj wszystkie aspekty współpracy, a nie tylko cenę.

Podsumowanie

Istnieje wiele sposobów na zmniejszenie kosztów operacyjnych w firmie. Warto stale analizować wydatki ponoszone przez Twoje przedsiębiorstwo i trzymać rękę na pulsie. Z długoterminowej perspektywy zaplanuj także inwestycje w biznesowe platformy sprzedażowe, aby usprawnić sam proces obsługi klientów i finalizacji transakcji.