Zarządzanie zakupami dla wielu projektów jednocześnie to wyzwanie, które często prowadzi do błędów i opóźnień. Warto więc rozważyć rozwiązania, które ułatwią ten proces, zwłaszcza gdy Twoi kontrahenci muszą dokonywać zakupów dla kilku projektów naraz. Jednym z takich rozwiązań jest wielokoszykowość – funkcjonalność, która znacząco usprawnia proces zakupowy w platformach B2B.
W skrócie:
- Wielokoszykowość to zaawansowana funkcjonalność platform e-commerce B2B, która umożliwia tworzenie i zarządzanie wieloma koszykami zamówień przypisanymi do różnych projektów, klientów, lokalizacji lub harmonogramów.
- Dzięki tej funkcji klienci mogą tworzyć dedykowane koszyki, stopniowo je uzupełniać, rezerwować produkty i finalizować zamówienia w dogodnym momencie.
- Takie rozwiązanie doceniają klienci producentów i dystrybutorów (np. branża budowlana, instalacyjna czy eventowa), którzy realizują zakupy na potrzeby wielu projektów jednocześnie.
- Wielokoszykowość jest szczególnie użyteczna w sytuacjach, gdy koszyki zamówień powstają w czasie realizacji projektu i są finalizowane na konkretnych jego etapach. Wielokoszykowość wspiera też zamówienia obejmujące produkty z różnych magazynów, dostępne w różnych terminach lub wymagające dostawy do wielu lokalizacji. Udostępnienie Twoim kontrahentom wielokoszykowości daje im narzędzie usprawniające złożone procesy zakupowe, a Twojej firmie większe zaufanie klientów, wyższą lojalność oraz przewagę konkurencyjną dzięki technologii.
- Główne wyzwania wielokoszykowości to integracja z systemami logistycznymi i magazynowymi oraz edukacja kontrahentów w zakresie efektywnego korzystania z tej funkcji.
Czym jest wielokoszykowość i dlaczego jest kluczowa?
Wielokoszykowość to zaawansowana funkcjonalność dostępna na nowoczesnych platformach B2B, która umożliwia klientom jednoczesne tworzenie i zarządzanie wieloma koszykami zakupowymi.
Każdy z nich da się przypisać do innego projektu, lokalizacji lub harmonogramu realizacji. Co więcej, koszyk może być uzupełniany i edytowany przez wiele dni lub tygodni, zanim zostanie zatwierdzony do realizacji.
Wyobraź sobie hydraulika, który jednocześnie nadzoruje 10 projektów instalacji wodno-kanalizacyjnych, a każda z nich wymaga specyficznych materiałów. Zamiast składać 10 oddzielnych zamówień, hydraulik tworzy dedykowane koszyki dla każdej lokalizacji, sukcesywnie je uzupełniając na podstawie zgłoszeń od ekip budowlanych. Kiedy kilka z koszyków jest gotowych, składa zamówienie, które przekształca się w osobne realizacje dla poszczególnych projektów.
Przykładowy ekran zamówienia, w którym zarządza się wieloma koszykami.
Z wielokoszykowością powiązany jest termin split order (podział zamówienia). Odnosi się on do sytuacji, w której jedno zamówienie zostaje podzielone na kilka dostaw, wysyłanych z i/lub do różnych lokalizacji lub w różnych terminach. To rozwiązanie często wykorzystywane jest w e-commerce, szczególnie w bardziej złożonych łańcuchach dostaw. Wielokoszykowość idzie o krok dalej, bo poza podziałem składanych zamówień ułatwia zarządzanie procesem zakupowym przed etapem finalizacji. Klienci mogą:
- Tworzyć koszyki przypisane do różnych projektów i lokalizacji i zarządzać nimi bez ograniczeń czasowych.
- Wykorzystywać narzędzia takie jak rezerwacja stanów magazynowych na określony czas (np. 2-24 godziny).
- Edytować koszyki do chwili ostatecznego zatwierdzenia.
Dlaczego wielokoszykowość jest ważna?
Firmy budowlane, instalacyjne czy eventowe często realizują wiele projektów jednocześnie, co sprawia, że ich proces zakupowy jest skomplikowany i podatny na błędy. Dzięki funkcjonalności wielokoszykowości klienci mogą:
- Zarządzać zakupami z podziałem na projekty i lokalizacje.
- Usprawnić komunikację między ekipami a centralą zakupową..
- Oszczędzać czas i minimalizować chaos w zamówieniach.
- Tworzyć oferty z poszczególnych koszyków do klientów końcowych.
Dodatkowo możliwość oczekiwania na zatwierdzenie zamówienia oraz późniejsza edycja koszyków sprawiają, że rozwiązanie to jest nie tylko elastyczne, ale także precyzyjnie odpowiada na potrzeby wielu branż.
Przykładowy widok wybranego koszyka spośród wielu innych.
Praktyczne zastosowanie wielokoszykowości
Omówmy inne przykłady wskazujące na to, dlaczego wielokoszykowość może być istotną funkcją dla różnych grup klientów.
1. Organizator eventów – planowanie dużych wydarzeń
Wyobraź sobie firmę eventową, która przygotowuje trzy różne wydarzenia: międzynarodową konferencję, koncert plenerowy i warsztaty kulinarne. Każde z tych wydarzeń wymaga zakupu produktów na poszczególne eventy. Dzięki wielokoszykowości firma może:
- Stworzyć osobne koszyki dla każdego projektu, np. „Konferencja w Warszawie” czy „Koncert w Gdańsku”.
- Stopniowo dodawać do koszyków niezbędne elementy z różnych kategorii produktowych.
- Złożyć zamówienie wtedy, gdy wszystkie potrzeby dla danego wydarzenia zostaną skompletowane, unikając błędów i chaosu.
2. Firma elektroinstalacyjna – zarządzanie projektami na wielu budowach
Firma zaopatrująca własne ekipy elektryków w niezbędne dla poszczególnych projektów produkty obsługuje jednocześnie zamówienia dla kilku projektów budowlanych w różnych miastach. Każda lokalizacja ma swoje potrzeby – konkretne kable i urządzenia elektryczne, w odpowiednich ilościach i w wyznaczonych miejscach oraz terminach dostaw. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami zakupowymi centrala zakupowa może:
- Tworzyć osobne koszyki dla każdego prowadzonego projektu, przypisując do nich produkty zgodnie z zapotrzebowaniem.
- W prosty sposób wyznaczyć, które koszyki mają być realizowane z konkretnym terminem dostawy, a które jeszcze wymagają uzupełnienia.
- Zminimalizować liczbę pomyłek w wysyłce i sprawnie zarządzać budżetem dla każdej lokalizacji.
3. Producent mebli na zamówienie – personalizacja zakupów dla klientów
Producent oferujący meble na zamówienie często musi realizować różnorodne projekty jednocześnie. Dla każdego klienta tworzy indywidualną listę materiałów, takich jak drewno, tapicerka czy elementy dekoracyjne. Dzięki wielokoszykowości w e-commerce:
- Może przypisać każdemu projektowi dedykowany koszyk, w którym gromadzi potrzebne materiały.
- Rezerwuje produkty w magazynie, dając sobie czas na edycję zamówienia w przypadku zmian.
- Przedstawia klientowi końcowemu ofertę z narzuconą na zawartość koszyka własną marżą.
- Składa zamówienia hurtowe lub częściowe w momencie, gdy projekty zostają zaakceptowane przez klientów końcowych i mogą być przekazane do realizacji.
Wielokoszykowość – główne scenariusze
Wielokoszykowość może być też wykorzystywana do odpowiedniego dzielenia zamówień (ang. split order management) w następujących przypadkach.
1. Produkty dostarczane do różnych lokalizacji
W przypadku, gdy zamówione produkty mają różne miejsca przeznaczenia, realizacja zamówienia wymaga wykorzystania kilku adresów dostaw. Rozdzielenie zamówień pozwala na szybszą dostawę każdego z produktów, co minimalizuje czas oczekiwania i logistyczne komplikacje. Jednocześnie w przypadku zamawiania produktów z wielu magazynów dostawcy system pozwala naliczać dodatkowe opłaty manipulacyjne i utworzone koszyki dzielić na dostawy z poszczególnych magazynów.
2. Specjalne wymagania poszczególnych projektów
Zespoły prowadzące projekty mogą zgłaszać potrzeby dotyczące terminów dostawy produktów zgodnie z odpowiednimii harmonogramami realizacji projektów. W zależności od terminu realizacji koszyka, zamówienia mogą być rozdzielane, aby lepiej dostosowywać logistykę magazynowania i dostaw do wymagań projektów.
3. Produkty dostępne w różnym czasie – kompletacja
Podział zamówień może też obejmować produkty, które są gotowe do wysyłki natychmiast, oraz takie, które są w przedsprzedaży lub chwilowo niedostępne. W takich sytuacjach rozdzielenie zamówienia umożliwia natychmiastową wysyłkę dostępnych produktów, a pozostałe dostawy realizowane są w późniejszych terminach.
4. Produkty personalizowane lub niestandardowe
W przypadku zamówień obejmujących zarówno produkty standardowe, jak i te wymagające personalizacji, możliwe jest podzielenie zamówienia ze względu na czas realizacji pozycji na zamówieniu. Produkty standardowe wysyłane są od razu, a niestandardowe dostarczane po zakończeniu procesu personalizacji.
Przykładowy ekran podsumowujący zamówienie z wybranych koszyków.
Wielokoszykowość – zalety i wyzwania
Czy warto wdrożyć wielokoszykowość? Zwróćmy uwagę na kilka kwestii.
Zalety dla Twojego klienta:
- Eliminacja chaosu w zamówieniach dzięki nowoczesnym rozwiązaniom zakupowym.
- Lepsza kontrola nad projektami i budżetami w ramach zakupów dla firm z podziałem na projekty i lokalizacje.
- Automatyczne rezerwowanie stanów magazynowych.
- Łatwiejsze zarządzanie zamówieniami dzięki narzędziom do zarządzania projektami zakupowymi.
- Możliwość edycji zamówień w określonym czasie.
- Lepsze dopasowanie zamówień do specyficznych wymagań różnych projektów.
- Możliwość tworzenia ofert (z własnym narzutem) z poszczególnych koszyków dla klientów końcowych.
- Usprawnienie logistyki w ramach funkcjonalności platform B2B.
- Zmniejszenie liczby błędów dzięki jasnej strukturze zamówień.
Zalety dla Ciebie:
- Mniejsza liczba reklamacji i błędów w zamówieniach dzięki platformie B2B z funkcją wielokoszykowości.
- Przewidywalność tego, co zostanie zamówione w najbliższym czasie, dzięki możliwości podglądu tworzonych przez kontrahenta koszyków.
- Możliwość włączenia handlowca w proces zakupowy klienta, który skontaktuje się i doradzi produkty do uzupełnienia tworzonych koszyków.
- Wyższa lojalność klientów dzięki dostarczaniu narzędzia, które wykorzystują w codziennej pracy.
- Możliwość stworzenia klientom dedykowanych raportów z wykorzystania narzędzia, co buduje przewagę technologiczną nad innymi dostawcami tych samych produktów.
- Możliwość pozyskania nowych klientów, dla których sprawne zarządzanie wieloma zamówieniami jest kluczowe ze względu na specyfikę ich branży.
- Zwiększenie wartości transakcji poprzez lepszą organizację zamówień.
- Efektywniejsze zarządzanie zasobami magazynowymi dzięki bardziej precyzyjnym zamówieniom.
- Redukcja obciążeń związanych z obsługą błędów lub niejasności w zamówieniach.
Wyzwania:
- Integracja z systemami magazynowymi w przypadku dostarczania towarów z wielu magazynów..
- Edukacja klientów z zakresu zarządzania wieloma koszykami w celu wykorzystania pełnych możliwości narzędzia.
Wielokoszykowość – jak może działać?
Przyjrzyjmy się przykładowemu procesowi, który obrazuje sposób działania platformy B2B z funkcją wielokoszykowości.
1. Tworzenie koszyka
Użytkownik loguje się do swojej platformy i wybiera opcję „Nowy koszyk”. System umożliwia:
- Nazwanie koszyka, np. „Projekt X – Budowa”, „Oddział Kraków”, „Wydarzenie firmowe”.
- Przypisanie koszyka do konkretnego projektu, lokalizacji lub budżetu, co ułatwia zarządzanie koszykami zakupowymi dla różnych projektów.
2. Dodawanie produktów
W trakcie przeglądania katalogu produktów użytkownik:
- Wybiera potrzebne materiały i przypisuje je do domyślnie wybranego koszyka, np. „Materiały budowlane” do koszyka „Projekt X – Budowa”.
- Może jednocześnie zarządzać kilkoma koszykami, np. dodając niektóre produkty do koszyka wybranego z listy koszyków.
3. Rezerwacja stanów magazynowych
W zależności od Twoich potrzeb biznesowych i konfiguracji platformy, po dodaniu produktów do koszyka system umożliwia:
- Automatycznie rezerwacje stanów magazynowych dla wszystkich lub wybranych koszyków. Eliminuje w ten sposób ryzyko, że zamówione produkty zostaną wyprzedane.
- Informuje użytkownika o dostępności towarów w magazynie lub ewentualnych opóźnieniach w dostawie.
- W określonych interwałach odświeża dostępność poszczególnych pozycji w tworzonych koszykach i informuje zamawiającego o zmianach, które zaszły.
4. Edycja koszyka
Po dokonaniu rezerwacji zawartości koszyka użytkownik:
- Ma określony czas (np. 24 godziny) na edytowanie zawartości koszyka i ostateczną finalizację zamówienia. W przeciwnym razie rezerwacja stanów zostanie zwolniona.
- Może dodawać komentarze i/lub załącznik do konkretnych pozycji koszyka w celu przekazania szczegółowych wytycznych wraz z zamówieniem (np. wymiary dla produktów personalizowanych).
5. Finalizacja zamówienia
Kiedy wybrane koszyki są gotowe do zamówienia:
- Użytkownik zatwierdza zamówienie. System automatycznie dzieli je na osobne zamówienia.
- Możliwe jest wybranie czasu realizacji wysyłki poszczególnych koszyków, a także wybranie, czy dany koszyk ma być realizowany częściowo czy kompletnie. W sytuacji gdy część produktów ma dłuższy czas realizacji może nastąpić dodatkowy podział zamówienia z danego koszyka na zamówienie z produktami wysyłanymi natychmiast oraz produktami oczekującymi na dostawę lub dostosowanie pod wymagania klienta.
6. Realizacja zamówienia
Platforma wysyła potwierdzenie i uruchamia proces realizacji:
- Odpowiednio podzielone zamówienia trafiają do realizacji na właściwe magazyny.
- Użytkownik na bieżąco ma wgląd w utworzone zamówienia i statusy realizacji każdego z zamówień od momentu zatwierdzenia zamówienia po dostawę.
Podsumowanie
Raport E-commerce B2B – biznes w sieci wskazuje, że wielokoszykowość w e-commerce to jedna z kluczowych funkcji, które zwiększają efektywność procesów zakupowych w sektorze B2B. Według tego samego raportu dalej jednak funkcje zapamiętywania list zakupowych oferuje jedynie 30% platform B2B, a wielokoszykowość to rozwiązanie rzadziej dostępne.
Jeśli chcesz zatem wyjść naprzeciw potrzebom swoich klientów i oczekujesz tej funkcjonalności, porozmawiaj z nami o SOHO B2B.
By dowiedzieć się więcej, umów rozmowę z ekspertem.
